Adjoint (e) administratif (ve)

Programmation et Production des événements
Du 4 janvier 2016 au 30 septembre 2016

L’Adjoint administratif travaille étroitement avec la Gestionnaire Administration pour assurer le traitement administratif et comptable de l’ensemble des activités du département de la programmation et de la production des événements. De plus, il assistera à la préparation et au suivi des différents budgets et prendra en charge certains aspects des opérations administratives du département.

De façon plus précise, l’adjoint administratif :

  • Prépare les contrats d’embauche et les feuilles de temps pour tous les employés des équipes de la technique, des aménagements, du transport et de l’hébergement et fait le suivi auprès des services de la paye et de la comptabilité, pour le traitement des embauches et de la paie des employés du département
  • Voit au bon traitement des achats pour les services de la technique, des aménagements, du transport et de l’hébergement à l’aide du logiciel comptable Dynamics : bons de commandes (PO), réception et traitement des factures, suivis avec les fournisseurs lorsque nécessaire, etc.
  • Participe au traitement des cachets d’achat de spectacle, de l’impôt des non-résidents, des locations de salles de spectacles et autres paiements découlant des budgets des programmations des événements
  • Effectue certaines analyses budgétaires et travaille dans plusieurs outils budgétaires, afin d’aider les différents directeurs du département pour les contrôles budgétaires
  • Fait la mise à jour et le suivi des différents outils de travail informatiques
  • Effectue le classement des dossiers et les envois de documents
  • Offre un soutien général à l’équipe administrative pour le bon fonctionnement du service

Exigences du poste et aptitudes recherchées :

  • BAC en administration, option comptabilité, finance, gestion des opérations ;
  • 3 à 5 ans d’expérience pertinente en gestion de comptes payables et/ou en embauches et paie;
  • Expérience en gestion des opérations et de la production, un atout;
  • Expérience administrative au sein des arts de la scène, de l’industrie musicale ou événementielle, un atout;
  • Bonne connaissance du français et l’anglais, parlé et écrit ;
  • Expérience de travail avec un logiciel comptable tel que Dynamics ;
  • Excellente connaissance des logiciels de la suite Office ;
  • Grande rigueur et minutie et sens de l’organisation;
  • Bonne capacité à travailler en équipe, facilité d’adaptation et autonomie;
  • Très grande disponibilité en période d’événement.

Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation en spécifiant leur intérêt pour le poste au plus tard le vendredi, 11 décembre 2015.

Pour postuler, nous vous invitons à consulter la section carrière de notre site internet :
http://equipespectra.com/carrieres/emplois.aspx