Corporation des fêtes 2017 de Boucherville – Poste d’Agent (e) de bureau

 

SOMMAIRE DU POSTE

Statut du poste : Contractuel à temps plein

Durée de l’emploi : 1er mai au 21 décembre 2017

Années d’expérience pertinente minimum : 3 à 5 ans

Date limite des candidatures : 24 avril 2017

Date prévue d’entrée en fonction : 1er mai 2017

Lieu de travail : Boucherville


DESCRIPTION de l’entreprise

La Corporation des fêtes 2017 de Boucherville est un organisme sans but lucratif qui a pour mission de concevoir et d’organiser les festivités célébrant le 350e anniversaire de fondation de Boucherville et de commémorer le 300e anniversaire du décès de son fondateur Pierre Boucher. Maitre d’œuvre des célébrations, la Corporation a pour mandat de mobiliser la communauté, de trouver le financement, de concevoir une programmation de qualité et d’en assurer la promotion et la visibilité. La Corporation bénéficie du soutien de la Ville de Boucherville et de plusieurs partenaires du domaine privé et public.

RESPONSABILITÉS

Relevant de la directrice générale, le ou la titulaire du poste d’agent(e) de bureau assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il veille à la circulation de l’information. Il réalise l’activité d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui auprès de l’équipe permanente de la Corporation. Par ailleurs, il assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de la Corporation en interne comme à l’externe.

TÂCHES

  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et au besoin, les diriger vers la personne appropriée;
  • Assurer le suivi et la visibilité des partenaires des fêtes lors des événements de la programmation;
  • Assurer l’enregistrement et la centralisation des données;
  • Assurer une présence aux événements de la programmation lorsque nécessaire;
  • Compléter et acheminer différents documents de réservation de salle et/ou d’équipements;
  • Émettre et recevoir les appels téléphoniques;
  • Enregistrer, diffuser et expédier le courrier;
  • Faire les demandes de permis pour les événements (alcool, SOCAN, MAPAQ, assurances, équipements, etc.) et en faire le suivi;
  • Gérer les ressources matérielles courantes : préparer le matériel interne pour les événements et en tenir l’inventaire;
  • Organiser, classer et mettre à jour différents documents d’informations;
  • Rechercher, reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement des documents;
  • Rédiger, sur consignes, des écrits courants;
  • Répondre aux demandes de renseignements et/ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
  • Saisir, mettre à jour, et présenter tout type de données (correspondance, factures, appels d’offres, publications, rapports, formulaires et autres documents) et en faire le suivi;
  • Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique.

Habiletés et aptitudes essentielles

  • Bon jugement, autonomie, sens du travail d’équipe et respect des échéances;
  • Bonne connaissance informatique et des logiciels de la Suite Office;
  • Bonne gestion du stress, flexibilité et capacité d’adaptation;
  • Discrétion et intégrité;
  • Excellente gestion du travail et bonnes habiletés au niveau relationnel.

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques administratives, bureautique ou tout autre domaine connexe.
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire requise.
  • Français écrit et parlé impeccable (l’anglais écrit et parlé est un atout).
  • Posséder une automobile et être apte à se déplacer dans le cadre de ses fonctions.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaire de 35 à 40 heures semaine du lundi au vendredi. Horaire variable en période d’activités incluant les fins de semaine et les soirées lors des activités

Pour soumettre votre candidature :

Les personnes intéressées peuvent soumettre leur curriculum vitae avant le lundi 24 avril 2017 par courriel à l’adresse suivante : emploi@350.boucherville.ca.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue. Les entrevues auront lieu les 26 et 27 avril entre 9 h et 17 h.